Å oppnå en beskyttelse av en produktbetegnelse er en omfattende prosess. Søker må bl.a. organisere en sammenslutning, fremskaffe tilfredsstillende dokumentasjon på påstander som fremsettes i søknaden og fylle ut søknadsskjemaet.
Som en hovedregel skal det stå en sammenslutning bak søknaden. En sammenslutning defineres her som enhver organisasjon, uavhengig av rettslig status, av primærprodusenter og/eller bearbeidere som samarbeider om samme næringsmiddel. Samarbeidet i sammenslutningen må være forpliktende, bl.a. skal det utarbeides feller kriterier for produksjon av det aktuelle næringsmidlet. Det er en fordel dersom alle produsenter av næringsmidlet i det aktuelle geografiske området er medlemmer i sammenslutningen.
Også behandlingen av søknaden etter at den er levert til KSL Matmerk er svært omfattende. Søknaden skal bl.a. ut på en offentlig høring. Det kan ta opptil to år før en søknad er ferdig behandlet.